ЯК ПЕРЕЙТИ ВІД ВИДИМОСТІ КОНТРОЛЮ ДО РЕАЛЬНОГО КОНТРОЛЮ НАД РОБОТОЮ АДМІНІСТРАТОРІВ У САЛОНІ КРАСИ
«Для мене стало дуже болючим відкриття, що далеко не всі мої співробітники – сумлінні працівники. Ні, я давно була позбавлена ідеалістичних ілюзій щодо найманих співробітників, але я вважала, що вибудувала у своєму салоні ефективну систему, за якої махінації невигідні персоналу. Але за фактом, поки я перебувала в салоні, все було добре, варто було мені виїхати у відпустку, перейти на якісь інші питання, перестати «вручну» контролювати роботу співробітників, починали надходити тривожні дзвіночки.
За допомогою відеоспостереження та чистої випадковості мені вдалося з'ясувати, що буквально за тиждень було двічі зроблено знижку клієнту, якому вона насправді не призначалася, а ще одного клієнта адміністратор і косметолог взагалі провели повз касу. Але ж однозначно є випадки, про які мені так і не довелося дізнатися!»
Махінації, зловживання, неефективне виконання завдань, нераціональне використання робочого часу, помилки у роботі… З цими проблемами стикаються керівники та власники салонів краси, косметологічних клінік та спа, незалежно від масштабів підприємства. Але лише для одних керівників ці проблеми стають стимулом для якісних змін у роботі компанії, а інші продовжують обговорювати на форумах та семінарах «вічні» питання, «Як боротися з крадіжкою?», «Як змусити (!) адміністратора заповнювати звіти?» і т.п.
МИ ПРОПОНУЄМО ПОЧАТИ З ІНШОГО ПИТАННЯ: ЯК ЗАБЕЗПЕЧИТИ ТАКІ УМОВИ, У ЯКІХ МОЖЛИВІСТЬ ПОМИЛОК І ЗЛОСПОЖИВань У РОБОТІ АДМІНІСТРАТОРА БУДЕ ЗВЕДЕНА ДО Мінімуму?
«У студії Lash.Moda ми знайшли оптимальне для себе вирішення цього питання завдяки використанню платформи CleverBox: CRM. Усі робочі процеси, які доцільно автоматизувати, ми автоматизували. Це рутинні завдання, ефективність яких не страждає (а тільки підвищується), коли ми максимально прибираємо з них людський фактор.
Наприклад, у багатьох салонах краси досі існує практика, коли адміністратор має наприкінці дня сформувати для керівника звіт. Це забирає в адміністратора в середньому 20 хвилин часу, і при цьому завжди існує ймовірність випадкової чи навмисної помилки «ой, забула внести», «переплутала». Керівники та власники продовжують боротися з цією забудькуватістю та безвідповідальністю, і продовжують скаржитися, що щоденні звіти складаються не вчасно чи неправильно. Директорам доводиться контролювати процес, який контролювати не слід у принципі».
З CleverBox:CRM 30 секунд достатньо (це не перебільшення) , щоб у будь-який момент дня та ночі отримати необхідний звіт: фінансовий (доходи/витрати, рух грошей, касові зміни, виручка), з продажу (скільки послуг/товарів продано за період, продажі по майстрам, завантаження салону та ін), за складом (залишки, рух товарів), за візитами (загальна кількість, перенесення, скасування, відгуки), за співробітниками (робочий час, звіт із завдань). Вся звітність налаштовується у системі під потреби конкретного бьюті-підприємства.
Таким чином, потреба у заповненні Листів щоденного звіту просто відпадає, а ефективність процесу суттєво підвищується: будь-який звіт завжди готовий у потрібний час і в ньому лише коректні дані.
Це лише один із численних прикладів, коли можна і потрібно змістити акцент із функції контролю на оптимізацію робочих процесів.
Так, CleverBox:CRM дозволяє не контролювати, наскільки коректно проводить адміністратор процедуру розрахунку клієнтів. Можливість помилитися або навмисно вписати не ту суму, «повісити» не ту знижку або, навпаки, не зробити знижку, що належить клієнту, просто виключається. Така операція у системі просто не пройде.
Завдяки платформі автоматизації контроль роботи адміністратора вимагає набагато менше часу, власник або директор оцінює виключно цифри, а отже, виключається можливість суб'єктивного ставлення до працівника. Керівник може сам обрати KPI, які є важливими для конкретного бьюті-підприємства, за якими оцінюватиметься ефективність роботи адміністратора.
За бажання власник чи директор у режимі реального часу може відстежувати ці показники по кожному працівнику. Більше того, з'являється можливість контролювати окремо ефективність працівника та ефективність робочого процесу, завдяки цьому керівник бачить напрямки в роботі салону, які потребують удосконалення, може порівнювати результати роботи різних адміністраторів об'єктивно та без упередженості та за необхідності швидко реагувати.
Працюючи в системі CleverBox: CRM, адміністратор не може провести фінансову операцію заднім числом. Також немає можливості видалити фіноперацію. Це саме той випадок, коли завдяки грамотному налаштуванню процесів ви зможете згодом не перейматися про те, як виявити махінації та крадіжки. Виконати експорт клієнтської бази адміністраторам також не вдасться.
Ваш салон не втратить потенційних клієнтів: вхідні дзвінки та заявки обробляються безпосередньо у системі. Керівник бачить, наскільки ефективно працює адміністратор із лідами, наскільки оперативно він дає зворотний зв'язок, передзвонює, відповідає.
Керівник сам визначає, до якої інформації та яких операцій давати доступ адміністратору. Так, наприклад, корегувати суму оплати візиту до CleverBox:CRM адміністратор може лише у чітко заданих рамках. Директор вирішує, які операції доступні для якихось співробітників (один з адміністраторів може мати доступ, інший – ні).
Гнучкі налаштування системи дозволяють все це легко реалізувати і за необхідності змінити.
Можна налаштувати обмежений доступ до інформації про фінансові операції – адміністратор зможе бачити фіноперації лише за актуальний день.
Запитань, коли адміністратор розпочав і завершив роботу, більше не виникає. Контролювати відкриття та закриття касової зміни можна з будь-якого пристрою, потрібен лише доступ до інтернету.
Буквально кілька кліків потрібно директору салону краси, щоб отримати докладний звіт інвентаризації. Причому система візуально виділяє позиції, куди потрібно звернути увагу. Це відразу знижує ймовірність, що керівник зіштовхнеться із ситуацією незрозумілої недостачі або відсутності важливих позицій.
Всі дії, які виконує адміністратор, логуються – це означає, що інформація про них фіксується у спеціальному журналі. За бажання керівник може перевірити, коли і як адміністратор провів платіж, коли та які правки з візиту були зроблені, коли надійшла заявка, і як оперативно співробітник передзвонив клієнту, як здійснювався обдзвін клієнтів. Більше немає необхідності сперечатися, хто, кому і що сказав, жодних завдань на словах - всі завдання адміністратору ставляться в системі CleverBox: CRM і там керівник контролює їх виконання.
Підключіться сьогодні! Повний функціонал. Перші 7 днів – безкоштовно.
Автоматизуйте до 70% ключових процесів вашого підприємства, заощаджуйте час та ресурси, підвищуйте продуктивність роботи салону чи клініки! Приєднуйтесь до 500 клієнтам CleverBOX:CRM, які вже використовують унікальний функціонал для управління бізнесом у сфері health&beauty!
