СТАНДАРТ ВІДКРИТТЯ І ЗАКРИТТЯ САЛОНУ АБО КЛІНІКИ
Чому вивіска не горить? Чому порвані журнали лежать на столику в зоні очікування? Де цінники на товарах у вітрині? Такі запитання виникають, якщо не налагоджені внутрішні процеси в салоні або клініці, зони відповідальності співробітників розмиті, і не існує чітких стандартів, що регламентують "господарську" частину роботи адміністратора.
Як правило, адміністратор салону або клініки, крім продажу послуг/товарів і обслуговування клієнтів, відповідає також за забезпечення внутрішніх процесів, спрямованих на підтримку функціонування підприємства: підтримання чистоти, контроль справності обладнання, закупівля витратних матеріалів тощо. Щоб уся система функціонувала ефективно, кожен процес і підпроцес має регламентуватися не на словах - на підприємстві має існувати стандарт, керуючись яким співробітник зможе правильно, з першого разу, систематично виконувати свою роботу.
Сьогодні розберемо детальніше такі важливі внутрішні процеси, як відкриття і закриття салону або клініки. Стандарт у цьому разі має відображати черговість дій адміністратора, включати часові обмеження, чітко пояснювати, що входить до кожного конкретного процесу (наприклад, "перевірити чистоту" - на що саме важливо звернути увагу).
Приклад Стандарту адміністратора: відкриття і закриття салону краси
Початок робочого дня
Відкриття не пізніше ніж за 30 хвилин до початку робочого дня за графіком (наприклад, якщо початок о 9:00 - відкриття о 8:30)
Зняти з охорони (протягом 15 секунд набирає код на ТЗО (якщо протягом 15 секунд адміністратор не введе код, з пульта буде відправлено наряд)
Увімкнення програми
- Увімкнути ПК
- Увімкнути інтернет і роутери
- Авторизуватися в CRM
- Перевірити телефонію (дзвінки надходять, вихідні працюють)
Перевірити всі зони за пунктами
Перевірити стан вивіски
- чи добре її видно з дороги
- чи всі лампочки світяться
- чиста вона чи ні
Перевірити доріжку до салону
- доріжка має бути підметена
- на сходинках не повинно бути сміття
- поручні мають бути чистими
- якщо брудно - прибрати
Оглянути двері в салон і вхідну групу
- чи чисті двері, чи присутні відколи й подряпини
- чи видно інформаційні таблички, в якому вони стані
- чи освітлений вхід у темний час доби
Перевірити чистоту в приміщеннях, якщо брудно - прибрати або покликати прибиральницю
Провітрити приміщення на 15 хвилин у теплу пору року. Увімкнути обігрів у холодну пору року. Якщо спекотно, увімкнути кондиціонер
Увімкнути вентиляцію
Перевірити справність і належний вигляд робочих місць і кушеток
Переконатися, що покривала на кушетках чисті та цілі
Перевірити, чи чисті й цілі пуфики та підставки для сумок
Перевірити стан штор, жалюзі та декору
Перевірити чистоту туалету
Переконатися, що вітрина чиста, пилу немає, цінники на місцях, декор на місцях
Провести перевірку дати зберігання дезінфекції в контейнері. Термін зберігання і заміни -1 раз на тиждень. Якщо підійшов термін заміни дезінфекції, замінити, змінити стікер з датою.
Увімкнути кавомашину
Увімкнути музику
Увімкнути вітрину
Перевірити вихід персоналу, згідно з розкладом
Щоранку о 08:45 адміністратор перевіряє вихід майстрів згідно з розкладом. Якщо о 08:50 співробітника НЕМАЄ в салоні, адміністратор зв'язується з ним у телефонному режимі й уточнює причину відсутності (захворів - зв'язується зі співробітниками, які можуть замінити; запізнюється - з'ясовує причину і час, коли буде в салоні). За фактом кожного запізнення адміністратор повідомляє директору.
Перевірити зовнішній вигляд майстрів згідно зі стандартами, стан уніформи. Майстри без уніформи на роботу НЕ допускаються!
Просмотреть журнал записи на текущий день для того, чтобы быть полностью подготовленным к работе с клиентами
За 10 хвилин до початку робочої зміни розповісти майстрам про новини.
На початку місяця необхідно проінформувати про акції майстрів, надалі - контролювати знання майстрами поточних акцій.
Донести нову інформацію до персоналу. Відповісти на запитання, що виникли. Якщо адміністратор не може відповісти на запитання майстра, відповідає: "Цікаве/хороше запитання, я обов'язково уточню і протягом дня дам відповідь".
Побажати всім гарного дня.
Прочитати інформацію в електронному журналі передачі зміни.
Перевірити наявність очищеної води.
Відкрити зміну в CRM (перерахувати грошові кошти і звірити залишок з CRM).
В кінці робочого дня
Початок закриття салону не раніше закінчення робочого дня за графіком. Не дозволяється починати підготовку до закриття при клієнті або раніше закінчення дня за графіком.
Перевірити всі приміщення салону на предмет:
◆ Чисто/брудно - повідомити прибиральницю, де прибрати
◆ Перевірити вікна - усі вікна мають бути зачинені
◆ Перевірити порядок і справність інфраструктури: кушетки, покривала, штори, декор - чи все знаходиться в справності. Якщо адміністратор помітив несправність, наприклад: зламана ніжка кушетки або тріщина у вазі, або відірвані жалюзі - необхідно повідомити директора
◆ Провести чистку кавомашини
◆ Перевірити і вимкнути обладнання - дезінфектор, музику, телефонію, інтернет, вітрину і будь-які прилади з розеток (крім тих, біля яких наклеєні відповідні написи).
Внести інформацію для адміністратора іншої зміни в електронний журнал передання зміни. До Журналу вноситься інформація про виявлені несправності, необхідність прибирання, скасування або перенесення запису клієнтів, про зміну розкладу роботи фахівців (можуть бути спричинені хворобою, форс-мажором та іншими факторами) та інша інформація.
Вимкнути вивіску, закрити салон, поставити приміщення на сигналізацію.
Підключіться сьогодні! Повний функціонал. Перші 7 днів – безкоштовно.
Автоматизуйте до 70% ключових процесів вашого підприємства, заощаджуйте час та ресурси, підвищуйте продуктивність роботи салону чи клініки! Приєднуйтесь до 500 клієнтам CleverBOX:CRM, які вже використовують унікальний функціонал для управління бізнесом у сфері health&beauty!
