ЯК ЗРОЗУМІТИ, ЩО ПОРА АВТОМАТИЗУВАТИ Б'ЮТІ-БІЗНЕС: ВІДПОВІДАЄМО НА НАЙбільш ХВИЛюючі ПИТАННЯ
А чи можна взагалі обійтися без автоматизації та CRM?
Звісно. Багато підприємств у сфері б'юті продовжують працювати без автоматизації, без стандартизації та без розуміння бізнес-процесів у принципі. Тільки навряд чи ви хочете отримувати такі ж фінансові результати та розвиватися такими ж темпами, як ці компанії.
Ви можете обходитися без автомобіля? Це цілком реально. Але якщо вам важливий комфорт, швидкість і свобода пересування, автомобіль допоможе вирішити ці завдання краще, ніж пересування пішки, їзда велосипедом або громадським транспортом.
Аналогічно з CRM та автоматизацією процесів, якщо ваші цілі – підвищення ефективності управління підприємством та покращення взаємин із клієнтами, оптимізація ресурсів, то вам варто просто вибрати підходящий для досягнення цих цілей інструмент. На сьогоднішній день для б'юті-підприємств цим цілям відповідають CRM із розширеним функціоналом (можливостями ERP).
Що передбачає автоматизація бізнесу?
В результаті автоматизації рутинні операції та завдання частково або в повному обсязі виконуються програмою за заздалегідь заданими алгоритмами.
Наприклад, SMS-нагадування про візит – повністю автоматизований процес: після створення запису програма автоматично надсилає клієнту повідомлення з деталями візиту згідно з налаштуваннями (відразу після запису, за 24 години до візиту тощо). А обдзвон клієнтів, що дзвонили в салон в неробочий час - частково автоматизований процес: програма зберігає дані про всіх клієнтів, що дзвонили в неробочі години, і ставить завдання адміністратору зв'язатися з ними. Дзвінок виконує працівник.
Основний результат автоматизації – підвищення продуктивності роботи підприємства за рахунок економії людських та фінансових ресурсів, зниження кількості помилок співробітників, мінімізації людського фактору.
Окремо слід згадати про підвищення ефективності стратегічного управління за рахунок оперативного отримання достовірних даних про стан справ на підприємстві та скорочення тимчасових витрат на оперативне управління.
Які процеси б'юті-підприємства необхідно автоматизувати?
На це питання керівник кожного підприємства повинен відповідати самостійно, адже пріоритетність у цьому випадку залежатиме від бізнес-моделі, а також цілей та завдань конкретного бізнесу.
Найчастіше б'юті-підприємства впроваджують автоматизацію за двома напрямками:
- Основних процесів: ведення клієнтської бази та інших процесів, пов'язаних із взаємодією з клієнтами. В результаті підвищується швидкість та якість клієнтського обслуговування, зростають показники лояльності клієнтів, збільшується обсяг продажу.
- Підтримуючих процесів: ведення складского, кадрового та фінансового обліку, аналітика і звітність, управління задачами. У даному випадку автоматизація впливає на збільшення доходу підприємства опосередковано з допомогою скорочення витрат і тимчасових затрат за виконання рутинної роботи.
Які завдання ставляться перед автоматизацією насамперед:
- мінімізувати негативний вплив людського чинника на ключові бізнес-процеси
- забезпечити безпеку та захист інформації
- підвищити якість обслуговування клієнтів
- побудувати прозору систему обліку та контролю
- підвищити ефективність оперативної діяльності
- підвищити продуктивність працівників за рахунок звільнення від великого обсягу рутинних операцій
- отримувати глибоку та якісну аналітику
- мати оперативний доступ до інформації про стан справ у компанії
- мати можливості віддаленого управління та контролю роботи співробітників
Ознаки того, що час впроваджувати автоматизацію
- Робота із даними займає багато часу.
- Співробітники систематично припускаються помилок у роботі з даними (забув, переплутав, помилився, вніс не в ту колонку тощо).
- На підприємстві існує можливість зловживань та махінацій.
- Відбуваються нестиковки передачі інформації між співробітниками (чисельні робочі чати, листування між співробітниками «в личку», записки в блокнотах і записи в журналах).
- Керівник не має змоги проконтролювати роботу співробітників без безпосередньої присутності в салоні.
- Адміністратори не встигають виконувати весь обсяг завдань.
- Інформація, необхідна у роботі, зберігаеться у різних місцях.
- Керівник неспроможний об'єктивно виміряти ефективність процесів.
- Неможливо оперативно отримати інформацію про стан справ для підприємства.
- Основою для прогнозування та стратегічних рішень стає суб'єктивна думка керівника та/або окремих співробітників.
- Салон використовує три та більше різних каналів спілкування з клієнтами (телефон, сайт, месенжери, соціальні мережі).
Чим більше ознак,перерахованих вище, підходять під опис ситуації у вашій компанії, тим очевидніша необхідність змін – застосування автоматизації.
З ЧОГО ПОЧАТИ АВТОМАТИЗАЦІЮ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ?
- Перше завдання власника чи керівника – проаналізувати бізнес-процеси на підприємстві (Автоматизація яких бізнес-процесів матиме найбільш суттєвий для компанії позитивний ефект?)
- Визначити критерії виміру ефективності (Як ви зможете об'єктивно оцінити підвищення ефективності процесів у майбутньому?)
- Поставити цілі (Що і як має змінитися у роботі компанії завдяки автоматизації?)
- Розробити план проекту автоматизації (учасники, відповідальні, кроки та терміни)
- Вибрати відповідне програмне забезпечення, провести переговори з вендорами, протестувати вибрані продукти. Підписати контракт із виконавцем.
- Далі виконавець виконує аналіз процесів б'юті-підприємства, розробляє план впровадження та налаштування системи.
- Після встановлення та перевірки слідує етап навчання співробітників роботі з новою програмою.
Не варто думати, що навчання та успішне впровадження ПЗ – фінальна стадія автоматизації. Процес удосконалення процесів та продуктів безперервний, і автоматизація якраз і відкриває широкі можливості для пошуку стратегій щодо покращення бізнесу.
Так наприклад, клієнти CleverBOX:CRM автоматично отримують доступ до нових сервісів та функціональних модулів системи. Система постійно розвивається та вдосконалюється, а разом з нею розвивається та вдосконалюється бізнес клієнтів.
Підключіться сьогодні! Повний функціонал. Перші 7 днів – безкоштовно.
Автоматизуйте до 70% ключових процесів вашого підприємства, заощаджуйте час та ресурси, підвищуйте продуктивність роботи салону чи клініки! Приєднуйтесь до 500 клієнтам CleverBOX:CRM, які вже використовують унікальний функціонал для управління бізнесом у сфері health&beauty!
