ОБОВ'ЯЗКИ АДМІНІСТРАТОРА В САЛОНІ КРАСИ:
ЩО ПОВИНЕН РОБИТИ АДМІНІСТРАТОР І ЯК ПІДВИЩИТИ ЕФЕКТИВНІСТЬ ЙОГО РОБОТИ
Не існує єдиного стандарту та єдиних правил обслуговування в салоні краси. Відрізняються концепції та бізнес-моделі бьюті-підприємств, відрізняються процеси, починаючи від зустрічі та запису, закінчуючи процедурою розрахунку, відрізняється бачення кожного керівника, як має будуватися робота на підприємстві. Відповідно, не може існувати й універсального переліку обов'язків адміністратора салону краси.
Немає сенсу оцінювати людину на посаді адміністратора або створювати регламенти (як і завантажувати їх з інтернету) у відриві від концепції, філософії та процесів конкретного салону краси, косметологічної клініки чи СПА.
Іншими словами, не існує авторитетної інстанції, яка вирішує, в чому полягає робота адміністратора в салоні краси.
Це вирішує виключно директор, який розробляє посадову інструкцію та стандарти роботи для співробітника СВОГО підприємства.
Це здається очевидним, але практика показує протилежне: у багатьох керівників і власників б'юті-бізнесу у свідомості живе образ деякого універсального адміністратора, в базовій прошивці якого закладено функції, що дозволяють йому якісно виконувати свою роботу практично в будь-якому салоні краси.
І багато керівників всерйоз намагаються знайти такого співробітника, який, як відсутній елемент пазла, ідеально стане на своє робоче місце в салоні краси..
Складність такого підходу в тому, що хороший для одного салону адміністратор може виявитися зовсім непридатним для іншого, тому що він не володіє необхідними навичками, не хоче виконувати певну роботу або не відповідає компетенції, яка потрібна для конкретного робочого місця.
Наприклад, обов'язки адміністратора перукарні економ-класу «Люся» у спальному районі не передбачають необхідності спілкуватися з клієнтами англійською мовою або надавати їм консультації щодо продуктів домашнього догляду (бо вони просто там не продаються). На своєму робочому місці адміністратор салону «Люся» може бути найкращим співробітником, але при переході до салону преміум-класу в центрі із зовсім іншою бізнес-моделлю він уже не відповідатиме вимогам.
Таким чином, щоб збільшити шанси при пошуку відповідної людини на посаду адміністратора і щоб мати можливість контролювати та оцінювати її роботу, керівнику, перш за все, потрібно визначити коло функціональних обов'язків адміністратора у своєму салоні та відповідно до них необхідний профіль компетенцій співробітника.
Посадові обов'язки адміністратора салону краси, як правило, передбачають роботу за трьома напрямками:
- продаж продуктів салону (послуг та товарів)
- обслуговування клієнтів у салоні краси
- забезпечення внутрішніх процесів, необхідних для функціонування салону краси (закупівля матеріалів, контроль чистоти, забезпечення справної роботи устаткування тощо.)
Посадова інструкція та стандарти: наскільки вони важливі для співробітника та підприємства?
Посадова інструкція адміністратора салону – документ, який згідно із законодавством зобов'язаний бути присутнім на підприємстві, що передбачає наявність такої посади. Однак багато керівників обмежуються завантаженням посадових інструкцій в інтернеті, вважаючи, що цей документ є чисто номінальним і ніякої практичної користі не несе.
Посадова інструкція, яка розроблена не для галочки, є відображенням тих функцій та завдань, які становитимуть суть роботи адміністратора у конкретному салоні краси. Такий документ дозволяє провести об'єктивну оцінку роботи працівника, приймати рішення щодо його звільнення, підвищення, направлення до навчання.
Інструкція є основою для вибору кандидатів на посаду, їх найму та адаптації. Це дозволяє зменшити тлумачення функцій, повноважень та відповідальності адміністратора до одного знаменника та уникати подальших суперечок та постійних роз'яснень.
Якщо підприємство застосовує систематичний підхід до управління,то керівник має чітке розуміння всіх процесів, організаційної структури та тих завдань, які включаються до кола обов'язків кожного працівника.
Якщо підхід до управління є хаотичним, то коло функціональних обов'язків адміністратора салону краси буде розмито, як і перелік його компетенцій. Сьогодні йому потрібні навички продавця, завтра він є особистим помічником голови, після завтра є менеджером SMM та трохи психологом та бухгалтером.
Якщо посадова інструкція визначає, що робитиме адміністратор на робочому місці, то стандарти визначають, як саме у конкретному салоні краси має виконуватися та чи інша робота.
Без чітких і зрозумілих правил працівник не має критеріїв для розуміння того, наскільки добре він виконує свою роботу, а керівник неспроможний її адекватно оцінити.
Без стандартів адміністратор діятиме так, як він робив це раніше на попередньому робочому місці, орієнтуючись на власний досвід та розуміння чи ситуацію. Вони далеко не завжди співпадатимуть з інтересами підприємства та баченням керівника. Забезпечити цю відповідність можуть лише грамотно складені регламенти для кожної типової (повторюваної) робочої ситуації, починаючи від вітання, зустрічі клієнта та запису, закінчуючи процедурою розрахунку, нагадуванням про повторний візит.
Як підвищити ефективність адміністратора в салоні краси: обов'язки, які можна доручити CRM
У адміністратора в салоні краси посадові обов'язки включають ряд рутинних завдань, що постійно повторюються, які займають до 80% робочого часу.
Для ефективної реалізації певної частини завдань необхідна пряма участь працівника - продаж продукції компанії по телефону та в салоеі, обслуговування клієнтів, консультації та обдзвін клієнтас. Саме ця робота має прямий вплив на прибуток підприємства.
Якщо адміністратор, через відсутність часу або неефективно встановлених процесів, не може виконувати їх якісно, це дуже швидко вплине на рівень задоволеності клієнтів та фінансові результати бьюті-підприємства.
Є інша частина завдань (наприклад, складання щоденних звітів, розсилки, дзвінки з нагадуваннями про візит, контроль залишків матеріалів складі, робота з даними) для якісного виконання яких участь співробітника не потрібна. Більш того, коли із цих процесів виключається людський чинник, їх ефективність зростає у рази.
Наприклад, керівники люблять часто скаржитися, що адміністратор не вчасно чи неякісно заповнює звіт наприкінці робочого дня. На цю роботу співробітник витрачає від 20 хвилин, і далеко не завжди керівник отримує потрібні дані в коректному вигляді і точно вчасно.
Працюючи з програмою для салону краси, директор може в будь-який час доби, коли виникає така необхідність, зайти в систему і за 10 секунд отримати звіт за будь-якими показниками, що його цікавлять, за будь-який період. Звіти формуються програмою автоматично, і участь адміністратора не потрібна зовсім.
В середньому завдяки використанню платформи CleverBOX:СRM вдається заощадити від 100 годин на місяць завдяки автоматизації роботи адміністратора.
І це дозволяє адміністратору салону краси набагато ефективніше виконувати ті посадові обов'язки, які безпосередньо впливають на задоволеність клієнтів та обсяги продажу та не витрачати час на механічну рутинну роботу, яка його участі не вимагає.
Підключіться сьогодні! Повний функціонал. Перші 7 днів – безкоштовно.
Автоматизуйте до 70% ключових процесів вашого підприємства, заощаджуйте час та ресурси, підвищуйте продуктивність роботи салону чи клініки! Приєднуйтесь до 500 клієнтам CleverBOX:CRM, які вже використовують унікальний функціонал для управління бізнесом у сфері health&beauty!
