ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ В САЛОНІ КРАСИ: рахуйте ЕФЕКТИВНО!
Лілія полюбила цифри на другому році управління косметологічною студією і, на її власне переконання, це врятувало її бізнес.
«Я – класичний приклад керівників, які виросли із фахівців. Звичайно, я розуміла, що знання своєї справи – у моєму випадку косметології – не забезпечить мені відсутність проблем з управлінням бізнесом… Головною моєю помилкою на початковому етапі стало повне безладдя з обліком. Я могла привезти косметику з чергової подорожі, і ми брали її в роботу, а облік здійснювався заднім числом.
Інвентаризація щоразу була страшним стресом. Часто бували промахи із закупівлею косметики та розхідників. На другому році управління власною косметологією я зрозуміла, що одне з моїх головних завдань як керівника – це рахувати і рахувати буквально все, і біда в тому, що я дуже не любила ці цифри, таблиці, всі ці нудні та зовсім не творчі завдання».
Облік – важлива частина управління бізнесом.
Саме завдяки налагодженій системі обліку на підприємстві керівник має можливість отримувати інформацію, яка є абсолютно необхідною для ефективного управління бізнесом.
По суті, облік являє собою вимірювання та фіксацію даних про наявність, якісні та кількісні властивості об'єктів або процесів. Облік відображає реальний стан речей на підприємстві: де, хто, що, коли і скільки.
Бухгалтерський облік є відображенням господарських процесів, крім цього є також інші види обліку (бюджетний, оперативний, управлінський), які у тому чи іншому вигляді використовують усі підприємства.
Сьогодні поговоримо про ведення складського обліку салону краси, а саме, яка саме інформація повинна фіксуватися і як зробити складський облік в салоні краси прозорим, простим і ефективним. А також на прикладі складських операцій розглянемо, як автоматизація дозволяє вийти на новий рівень ефективності у веденні обліку в салоні краси.
Основні слабкі місця складського обліку в салоні краси
Неправильно організована система складського обліку загрожує серйозними проблемами для роботи б'юті-підприємства. У якийсь момент виявляється, що витратних матеріалів може не вистачити на всіх клієнтів у записі, оскільки ніхто вчасно не помітив критично низьку кількість залишків на складі, і матеріали не були замовлені вчасно. Тільки уявіть, як подібна ситуація відбивається на співробітниках та клієнтах салону.
Друга поширена ситуація, пов'язана з неефективним веденням складського обліку – термін придатності косметичної продукції, що минув, у вітринах салону, а також незрозумілий «витік» косметики. Подібні проблеми виникають, коли фіксується факт надходження певної позиції на склад та факт її видачі, але в обліку не відображаються внутрішні переміщення товарів на складі.
Щоб керівник будь-якої миті міг об'єктивно оцінити реальну картину використання матеріалів на підприємстві, всі внутрішні переміщення (між кабінетами, складом, вітринами, іншими підрозділами, якщо такі є у вашому салоні) повинні обов'язково фіксуватися.
Ще одна «біль», знайома багатьом керівникам – перевитрата матеріалів та постійні недостачі. В результаті інвентаризаціі щоразу стає стресом для всіх співробітників підприємства.
Як можна вирішити ці проблеми?
Автоматизація складського обліку на базі платформи CleverBOX:CRM дозволяє контролювати рух товарів та складські залишки в онлайн-режимі та отримувати всю необхідну інформацію буквально в пару кліків. Програма автоматично враховує собівартість продукції під час надання послуги.
У програмі можна створювати технологічні карти та пов'язувати їх послугами. Для кожної картки керівник може встановити ліміт собівартості. Насправді це означає, що техкарту можна буде редагувати (наприклад, якщо під час процедури виникала необхідність замінити один продукт іншим), проте загальна собівартість послуги повинна залишатися в заданих рамках.
Завдяки автоматизації складу не потрібно стежити та регулярно звірятися із залишками на складі. Достатньо виставити критичний ліміт, після досягнення якого система автоматично надішле повідомлення відповідальному співробітнику – так, закупівля завжди здійснюватиметься своєчасно.
Для будь-якого керівника є незамінною опція, яка дозволяє буквально за кілька секунд сформувати будь-який звіт: динаміка продажів, рух товарів, складські залишки. Для цього достатньо зайти в систему зі смартфона, планшета чи комп'ютера.
Система обліку для салону краси також включає облік клієнтської бази, облік реалізації послуг і товарів, облік зарплати та робочого часу співробітників. Кожну з цих складових обліку можна вивести на новий рівень ефективності завдяки автоматизації.
Автоматизоване ведення обліку в салоні краси передбачає мінімізацію «людського фактора»: збирання та аналіз усієї ключової інформації відбувається в автоматичному режимі, починаючи з етапу дзвінка клієнта до салону, закінчуючи процедурою внесення грошей до каси на етапі розрахунку.
Система не може відволіктися, переплутати, забути чи неправильно внести дані в таблицю обліку. У салоні краси не виникне суперечливих ситуацій, коли неможливо простежити, хто, коли та яку операцію проводив. Програма зберігає історію всіх дій, в результаті за необхідності керівник може проконтролювати, хто зі співробітників є відповідальним за ту чи іншу дію.
Автоматизація обліку салону краси не лише дозволяє зменшити кількість помилок, але виключає можливість махінацій. Так, наприклад, у платформі CleverBOX:CRM заборонено виконувати операції заднім числом, а значить, у несумлінного співробітника не буде можливості створити запис на вчора, відредагувати візит та повісити знижку, списати матеріали чи перемітити товари минулим числом.
Також важливо, що керівник може визначити рівні доступу до різних функцій та даних. Наприклад, доступ адміністратора до складських операцій можна обмежити лише сьогоднішнім днем, надати можливість переглядати фінансові звіти лише керівнику та бухгалтеру, виключити можливість вивантаження клієнтської бази – іншими словами, убезпечити підприємство від цілого ряду потенційних ризиків.
Бажаєте дізнатися більше про ведення обліку салону краси у платформі CleverBOX:CRM та про те, як автоматизація допоможе вашому підприємству зберігати ресурси, мінімізувати помилки та завжди вчасно отримувати точну інформацію для ефективного управління бізнесом?
Залишайте заявку!
Підключіться сьогодні! Повний функціонал. Перші 7 днів – безкоштовно.
Автоматизуйте до 70% ключових процесів вашого підприємства, заощаджуйте час та ресурси, підвищуйте продуктивність роботи салону чи клініки! Приєднуйтесь до 500 клієнтам CleverBOX:CRM, які вже використовують унікальний функціонал для управління бізнесом у сфері health&beauty!
