Ведение учета в салоне красоты: считайте эффективно!
Лилия, полюбила цифры на втором году управления косметологической студией и, по ее собственному убеждению, это спасло ее бизнес.
«Я – классический пример руководителей, выросших из специалистов. Конечно, я понимала, что знание своего дела – в моем случае косметологии – не обеспечит мне отсутствие проблем с управлением бизнесом… Главной моей ошибкой на начальном этапе стал полный беспорядок с учетом. Я могла привезти косметику с очередного путешествия, и мы брали ее в работу, а учет осуществлялся задним числом.
Инвентаризация каждый раз была жутким стрессом. Частенько бывали промахи с закупкой косметики и расходников. На втором году управления собственной косметологией я поняла, что одна из моих главных задач как руководителя – это считать и считать буквально все, и беда в том, что я очень не любила эти цифры, таблицы, все эти скучные и совершенно не творческие задачи».
Учет – важная часть управления бизнесом.
Именно благодаря отлаженной системе учета на предприятии руководитель имеет возможность получать информацию, которая абсолютно необходима для эффективного управления бизнесом.
По сути, учет представляет собой измерение и фиксацию данных о наличии, качественных и количественных свойствах объектов или процессов. Учет отражает реальное положение вещей на предприятии: где, кто, что, когда и сколько.
Бухгалтерский учет является отражением хозяйственных процессов, помимо этого существуют также другие виды учета (бюджетный, оперативный, управленческий), которые в том или ином виде используют все предприятия.
Сегодня поговорим о ведении складского учета салона красоты, а именно, какая конкретно информация должна фиксироваться и каким образом сделать складской учет в салоне красоты прозрачным, простым и эффективным. А также на примере складских операций рассмотрим, каким образом автоматизация позволяет выйти на новый уровень эффективности в ведении учета в салоне красоты.
Основные слабые места складского учета в салоне красоты
Неправильно организованная система складского учета чревата серьезными проблемами для работы бьюти-предприятия. В какой-то момент оказывается, что расходных материалов может не хватить на всех клиентов в записи, поскольку никто вовремя не заметил критично низкое количество остатков на складе, и материалы не были заказаны своевременно. Только представьте, как подобная ситуация отражается на сотрудниках и клиентах салона.
Другая распространенная ситуация, связанная с неэффективным ведением складского учета – истекшие сроки годности косметической продукции в витринах салона, а также необъяснимая «утечка» косметики. Подобные проблемы возникают, когда фиксируется факт поступления определённой позиции на склад и факт ее выдачи, но в учете не отражаются внутренние перемещения товаров на складе.
Чтобы руководитель в любой момент мог объективно оценить реальную картину использования материалов на предприятии, все внутренние перемещения (между кабинетами, складом, витринами, другими подразделениями, если такие есть в вашем салоне) должны обязательно фиксироваться.
Еще одна «боль», знакомая многим руководителям – перерасход материалов и постоянные недостачи. В результате инвентаризация каждый раз становится стрессом для всех сотрудников предприятия.
Как можно решить эти проблемы?
Автоматизация складского учета на базе платформы CleverBOX:CRM позволяет контролировать движение товаров и складские остатки в онлайн-режиме и получать всю необходимую информацию буквально в пару кликов. Программа автоматически учитывает себестоимость продукции при оказании услуги.
В программе можно создавать технологические карты и связывать их услугами. Для каждой карты руководитель может установить лимит себестоимости. На практике это означает, что техкарту можно будет редактировать (например, если во время процедуры возникала необходимость заменить один продукт другим), однако общая себестоимость услуги должна оставаться в заданных рамках.
Благодаря автоматизации склада не нужно следить и регулярно сверяться с остатками на складе. Достаточно выставить критический лимит, по достижению которого система автоматически пришлет уведомление ответственному сотруднику – так, закупка будет всегда осуществляться своевременно.
Для любого руководителя незаменимой является опция, которая позволяет буквально за несколько секунд сформировать любой отчет: динамика продаж, движение товаров, складские остатки. Для этого достаточно зайти в систему со смартфона, планшета или компьютера.
Система учета для салона красоты также включает в себя учет клиентской базы, учет реализации услуг и товаров, учет зарплаты и рабочего времени сотрудников. Каждую из этих составляющих учета можно вывеси на новый уровень эффективности благодаря автоматизации.
Автоматизированное ведение учета в салоне красоты предполагает минимизацию «человеческого фактора»: сбор и анализ всей ключевой информации происходит в автоматическом режиме, начиная с этапа звонка клиента в салон, заканчивая процедурой внесения денег в кассу на этапе расчета.
Система не может отвлечься, перепутать, забыть или неправильно внести данные в таблицу учета. В салоне красоты не возникнет спорных ситуаций, когда невозможно проследить, кто, когда и какую операцию проводил. Программа сохраняет историю всех действий, в результате при необходимости руководитель может проконтролировать, кто из сотрудников является ответственным за то или иное действие.
Автоматизация учета салона красоты не только позволяет уменьшить количество ошибок, но исключает возможность махинаций. Так, например, в платформе CleverBOX:CRM запрещено выполнять операции задним числом, а значит, у недобросовестного сотрудника не будет возможности создать запись на вчера, отредактировать визит и повесить скидку, списать материалы или переметить товары прошедшим числом.
Также принципиально важно, что руководитель может определить уровни доступа к различным функциям и данным. Например, доступ администратора к складским операциям можно ограничить только сегодняшним днем, предоставить возможность просматривать финансовые отчеты только руководителю и бухгалтеру, исключить возможность выгрузки клиентской базы – иными словами, обезопасить предприятие от целого ряда потенциальных рисков.
Хотите узнать больше о ведении учета салона красоты в платформе CleverBOX:CRM и о том, как автоматизация поможет вашему предприятию сохранять ресурсы, минимизировать ошибки и всегда вовремя получать точную информацию для эффективного управления бизнесом?
Оставляйте заявку!
Подключитесь сегодня! Полный функционал. Первые 7 дней – бесплатно.
Автоматизируйте до 70% ключевых процессов вашего предприятия, экономьте время и ресурсы, повышайте продуктивность работы салона или клиники! Присоединяйтесь к более 500 клиентам CleverBOX:CRM, которые уже используют уникальный функционал для управления бизнесом в сфере health&beauty!
