Как понять, что пора автоматизировать бьюти-бизнес: отвечаем на самые волнующие вопросы
А можно ли вообще обойтись без автоматизации и CRM?
Конечно. Многие предприятия в сфере бьюти продолжают работать без автоматизации, без стандартизации и без понимания бизнес-процессов в принципе. Только вряд ли вы хотите получать такие же финансовые результаты и развиваться такими же темпами, как эти компании.
Вы же можете обходиться без автомобиля? Это вполне реально. Но если вам важен комфорт, скорость и свобода передвижения, автомобиль поможет решить эти задачи лучше, чем передвижение пешком, езда на велосипеде или общественном транспорте.
Аналогично с CRM и автоматизацией процессов, если ваши цели – повышение эффективности управления предприятием и улучшение взаимоотношений с клиентами, оптимизация ресурсов, то вам стоит просто выбрать подходящий для достижения этих целей инструмент. На сегодняшний день для бьюти-предприятий этим целям отвечают CRM с расширенным функционалом (возможностями ERP).
Что подразумевает автоматизация бизнеса?
В результате автоматизации рутинные операции и задачи частично либо в полном объеме выполняются программой по заранее заданным алгоритмам.
Например, SMS-напоминая о визите – полностью автоматизированный процесс: после создания записи программа автоматически отправляет клиенту сообщение с деталями визита согласно настройкам (сразу после записи, за 24 часа до визита и т.п.). А обзвон клиентов, звонивших в салон в нерабочее время – частично автоматизированный процесс: программа сохраняет данные обо всех звонивших в нерабочие часы клиентах и ставит задачу администратору связаться с ними. Звонок выполняет сотрудник.
Основной результат автоматизации – повышение продуктивности работы предприятия за счет экономии человеческих и финансовых ресурсов, снижения количества ошибок сотрудников, минимизации «человеческого фактора».
Отдельно нужно упомянуть о повышении эффективности стратегического управления за счет оперативного получения достоверных данных о состоянии дел на предприятии и сокращения временных затрат на оперативное управление.
Какие процессы бьюти-предприятия необходимо автоматизировать?
На этот вопрос руководитель каждого предприятия должен отвечать самостоятельно, ведь приоритетность в данном случае будет зависеть от бизнес-модели, а также целей и задач конкретного бизнеса.
Чаще всего бьюти-предприятия внедряют автоматизацию по двум направлениям:
- Основных процессов: ведение клиентской базы и других процессов, связанных с взаимодействием с клиентами. В результате повышается скорость и качество клиентского обслуживания, растут показатели лояльности клиентов, увеличивается объем продаж.
- Поддерживающих процессов: ведение складского, кадрового и финансового учета, аналитика и отчетность, управление задачами. В данном случае автоматизация влияет на увеличение дохода предприятия опосредовано за счет сокращения издержек и временных затрат на выполнения рутинной работы.
Какие задачи ставятся перед автоматизацией в первую очередь:
- минимизировать негативное влияние человеческого фактора на ключевые бизнес-процессы
- обеспечить безопасность и защиту информации
- повысить качество обслуживания клиентов
- построить прозрачную систему учета и контроля
- повысить эффективность оперативной деятельности
- повысить продуктивность сотрудников за счет освобождения от большого объема рутинных операций
- получать глубокую и качественную аналитику
- иметь оперативный доступ к информации о положении дел в компании
- иметь возможности удаленного управления и контроля работы сотрудников
Признаки того, что пора внедрять автоматизацию
- Работа с данными занимает много времени.
- Сотрудники систематически допускают ошибки в работе с данными (забыл, перепутал, ошибся, внес не в ту колонку и т.п.).
- На предприятии существует возможность злоупотреблений и махинаций.
- Происходят нестыковки в передаче информации между сотрудниками (многочисленные рабочие чаты, переписка между сотрудниками «в личке», записки в блокнотах и записи в журналах).
- У руководителя нет возможности проконтролировать работу сотрудников без непосредственного присутствия в салоне.
- Администраторы не успевают выполнять весь объем задач.
- Информация, необходимая в работе, храниться в разных местах.
- Руководитель не может объективно измерить эффективность процессов.
- Невозможно оперативно получить информацию о состоянии дел на предприятии.
- Основой для прогнозирования и стратегических решений становится субъективное мнение руководителя и/или отдельных сотрудников.
- Салон использует три и более различных каналов общения с клиентами (телефон, сайт, мессенжеры, социальные сети).
Чем больше признаков, причисленных выше, подходят под описание ситуации в вашей компании, тем более очевидна необходимость перемен – внедрения автоматизации.
С чего начать автоматизацию бизнес-процессов?
- Первая задача собственника или руководителя – проанализировать бизнес-процессы на предприятии (Автоматизация каких бизнес-процессов будет иметь наиболее существенный для компании положительный эффект?)
- Определить критерии измерения эффективности (Как вы сможете объективно оценить повышение эффективности процессов в будущем?)
- Поставить цели (Что и каким образом должно измениться в работе компании благодаря автоматизации?)
- Разработать план проекта автоматизации (участники, ответственные, шаги и сроки)
- Выбрать подходящее ПО, провести переговоры с вендорами, протестировать выбранные продукты. Подписать контракт с исполнителем.
- Далее исполнитель выполняет анализ процессов бьюти-предприятия, разрабатывает план внедрения и настройки системы.
- После установки и проверки следует этап обучения сотрудников работе с новой программой.
Не стоит думать, что обучение и успешное внедрение ПО – финальная стадия автоматизации. Процесс усовершенствования процессов и продуктов беспрерывный, и автоматизация как раз и открывает широкие возможности для поиска стратегий по улучшению бизнеса.
Так, например, клиенты CleverBOX:CRM автоматически получают доступ к новым сервисам и функциональным модулям системы. Система постоянно развивается и совершенствуется, а вместе с ней развивается и совершенствуется бизнес клиентов.
Подключитесь сегодня! Полный функционал. Первые 7 дней – бесплатно.
Автоматизируйте до 70% ключевых процессов вашего предприятия, экономьте время и ресурсы, повышайте продуктивность работы салона или клиники! Присоединяйтесь к более 500 клиентам CleverBOX:CRM, которые уже используют уникальный функционал для управления бизнесом в сфере health&beauty!
