Как CRM позволяет экономить время администраторов в салоне красоты – до 40 часов в месяц!

  • Лина, ты прозвонила клиентов, о которых мы вчера говорили?

  • Нет, перенесла задачу на завтра. Сегодня не успела. Вы же сами были тут, я не сидела без дела ни минуты.

  • Хорошо Лина, но завтра обязательно. И про рассылку не забудь.

Как вы думаете, удалось ли Лине выполнить поручение директора? А как часто ваш администратор может забыть перезвонить по заявке, опоздать с рассылкой, не внести клиента в «черный список», что приведет к очередному неприходу? Вы можете сказать, что ошибиться может каждый и это обычные рабочие ситуации. Однако эти рабочие ситуации влияют на эффективность работы всего предприятия и на вашу прибыль. И если есть возможность минимизировать подобные риски, стоит ей воспользоваться.


Вы когда-нибудь измеряли, сколько времени занимает у ваших администраторов процесс записи клиента на услугу?

Если этот процесс не автоматизирован в салоне, на запись требуется до 5 минут! Все это время клиент ждет на телефоне или в очереди у стойки ресепшн, пока администратор вводит в компьютер все необходимые данные. 5 минут могут показаться вам мелочью, однако если вы посчитаете, сколько времени удалось бы сэкономить в разрезе месяца, вы будете удивлены.

CleverBOX:CRM позволяет осуществлять запись меньше, чем за одну минуту. Время, которое потребуется для этой операции администратору от 12 секунд до 1 минуты. Карта клиента открывается в один клик, можно тут же посмотреть историю и баланс, и для этого не нужно переходить или загружать дополнительные страницы.


Как это отражается на результатах работы администратора?

Клиент тратит меньше времени на ожидание, а в современном мире эта возможность является дополнительной ценностью. Администратор закрывает вопрос записи за минуту и освобождается для решения других задач. Вероятность ошибки сведена к минимуму – у администратора практически нет шансов перепутать, открыть карту не того клиента, внести информацию не туда, куда нужно и т.п.

Еще одна рутинная задача администратора, которую существенно упрощает система управления CleverBOX:CRM – звонки так званым потерянным клиентам. Рассмотрим на примере.

У вас в салоне действует правило – если после последнего посещения клиентом салона прошло более трех месяцев, администратор перезванивает клиенту, чтобы выяснить причины и пригласить в салон.

Если подобные процессы в салоне красоты протекают в ручном режиме, а значит, участие сотрудника требуется на всех этапах, вашему администратору необходимо сначала вспомнить об этой задаче, потом отсортировать клиентов по дате посещения, потом перезвонить каждому и внести результаты разговора в карты клиентов.

Если человек попросил перезвонить позже, не взял трубку, нужно сделать соответствующие примечания, потом еще раз вспомнить об этой задаче и о примечаниях и довести работу до конца. При ручном управлении нередки ситуации, когда администратор забыл намеренно или случайно о задаче, выполнил ее частично или выполнил не вовремя.


Что меняется, если мы автоматизируем этот процесс?


Программе задается алгоритм, при котором, когда со дня последнего визита клиента проходит 60 дней, то  CRM ставит задачу администратору перезвонить ему. Администратор не анализирует массив данных, он никого не пропустит и не забудет. Администратор ответственный в данном случае только за ту часть задачи, где действительно нужен человеческий ресурс – разговор с клиентом, направленный на возвращение клиента в салон.

Автоматизация работы администратора открывает также новые возможности для оптимизации загрузки салона красоты.

Журнал ожидания

Распространенная в салонном бизнесе ситуация – клиент звонит и хочет записаться, но время (день/мастер), которое ему подходит уже занято. Можно, конечно, просто сообщить об этом клиенту и пообещать перезвонить в случае, если появится окошко. (Хотя многие салоны в принципе ограничиваются только констатацией факта полной записи). В таком случае администратор вносит клиента в Лист ожидания. По факту, когда освобождается то самое окошко, о Листе ожидания вспоминают далеко не всегда, и предприятие теряет деньги и утрачивает возможность удовлетворить просьбу клиента, укрепить его лояльность.

В случае работы с CleverBox:CRM  заявки вносятся в систему и, когда желаемое время/день/процедура или мастер освободится, программа сразу реагирует с помощью соответствующего уведомления – забыть или потерять эту заявку уже невозможно. Программа сама автоматически поставит администратору задачу связаться с клиентом и предложить записаться на услугу. Так вы не потеряете клиента из-за неточности процессов или невнимательности сотрудника и произведете положительное впечатление, удовлетворив просьбу клиента.

Рассылки SMS

Они отнимают много времени, если на каждом этапе требуется участие сотрудника салона красоты. В CleverBox:CRM  достаточно задать нужные настройки, после чего CRM выполняет всю необходимую работу автоматически без потребности в контроле со стороны администратора или руководителя. Например, в настройках вы задаете, что клиенту будет высылаться SMS с определенным текстом за неделю до его дня рождения. Теперь поздравления и приятный подарок в виде скидки или бонусов попадет к вашему клиенту точно вовремя, когда это действительно актуально.

Но это только верхушка айсберга возможностей. Так, например, рассылки становятся более эффективным маркетинговым инструментом, если позволяют учитывать индивидуальные особенности клиентов, которым адресованы (их интересы, историю посещений, возраст и т.п.). Благодаря CleverBox:CRM можно создавать индивидуальные маркетинговые компании для разных категорий клиентов. Например, для рекламы новой антивозрастной методики выделить группу клиентов 35+ или для рекламы окрашивания бровей хной использовать группу клиентов, которые ранее выполняли окрашивание бровей краской.


Как система управления салонами позволяет минимизировать количество неприходов и отмен и оптимизировать загрузку бьюти-предприятия?

Допустим, у вас на предприятии действуют правила, которые допускают отмену только от 24 часов до процедуры и ранее. При двукратном неприходе или отмене менее чем за 24 часа клиент моет быть записан только после предоплаты. CleverBOX:CRM сама определит клиентов, которые нарушили это условие, и покажет их администратору. Так, когда в следующий раз клиент захочет записаться, администратор не пустит этот момент, и запись на услугу буде осуществлена только при условии предварительной оплаты или платного бронирования времени.

Эти и другие функции, реализованные в CleverBox:CRM позволяет сохранить до 40 часов в месяц, и это касается только работы администратора. Освободившееся время целесообразно использовать там, где действительно требуется участие сотрудника и от его работы зависит эффективность процесса и конечных результат: входящие и исходящие звонки, консультации клиентов и др.


Нельзя забывать, что автоматизация не только экономят время администратора, но и позволяет свести к минимуму ошибки сотрудника, исключить возможность манипуляций со скидками и других финансовых махинаций.


Хотите узнать, как изменится ваш бизнес благодаря CleverBOX:CRM?

Заполните форму