Как перейти от видимости контроля к реальному контролю над работой администраторов в салоне красоты
«Для меня стало очень болезненным открытие, что далеко не все мои сотрудники добросовестные работники. Нет, я давно была лишена идеалистических иллюзий насчет наемных сотрудников, но я считала, что выстроила в своем салоне эффективную систему, при которой махинации невыгодны персоналу. Но по факту, пока я находилась в салоне, все было хорошо, стоило мне уехать в отпуск, переключиться на какие-то другие вопросы, перестать «вручную» контролировать работу сотрудников, начинали поступать тревожные звоночки.
С помощью видеонаблюдения и чистой случайности мне удалось выяснить, что буквально за неделю была дважды сделана скидка клиенту, которому она на самом деле не предназначалась, а еще одного клиента администратор и косметолог вообще провели мимо кассы. А ведь однозначно есть случаи, о которых мне так и не довелось узнать!»
Махинации, злоупотребления, неэффективное выполнение задач, нерациональное использования рабочего времени, ошибки в работе… С этими проблемами сталкиваются руководители и владельцы салонов красоты, косметологических клиник и спа, независимо от масштабов предприятия. Но только для одних руководителей эти проблемы становятся стимулом для качественных изменений в работе компании, а другие продолжают обсуждать на форумах и семинарах «вечные» вопросы, «Как бороться воровством?», «Как заставить (!) администратора заполнять отчеты?» и т.п.
Мы предлагаем начать с другого вопроса: Как обеспечить такие условия, в которых возможность ошибок и злоупотреблений в работе администратора будет сведена к минимуму?»
«В студии Lash.Moda мы нашли оптимальное для себя решение этого вопроса благодаря использованию платформы CleverBox:CRM. Все рабочие процессы, которые целесообразно автоматизировать, мы автоматизировали. Это рутинные задачи, эффективность которых не страдает (а только повышается), когда мы максимально убираем из них человеческих фактор.
Например, во многих салонах красоты до сих пор существует практика, когда администратор должен в конце дня сформировать для руководителя отчет. Это отнимает у администратора в среднем 20 минут времени, и при этом всегда существует вероятность случайной или намеренной ошибки «ой, забыла внести», «перепутала». Руководители и владельцы продолжают бороться с этой забывчивостью и безответственностью, и продолжают жаловаться, что ежедневные отчеты составляются не вовремя или неправильно. Директорам приходится контролировать процесс, который контролировать не нужно в принципе».
С CleverBox:CRM 30 секунд достаточно (это не преувеличение) , чтобы в любой момент дня и ночи получить необходимый отчет: финансовый (доходы/расходы, движение денег, кассовые смены, выручка), по продажам (сколько услуг/товаров продано за период, продажи по мастерам, загрузка салона и др.), по складу (остатки, движение товаров), по визитам (общее количество, переносы, отмены, отзывы), по сотрудникам (рабочее время, отчет по задачам). Вся отчетность настраивается в системе под нужды конкретного бьюти-предприятия.
Таким образом, потребность в заполнении Листов ежедневного отчета просто отпадает, а эффективность процесса существенно повышается: любой отчет всегда готов в необходимое время и в нем только корректные данные.
Это только один из многочисленных примеров, когда можно и нужно сместить акцент с функции контроля на оптимизацию рабочих процессов.
Так, CleverBox:CRM позволяет не контролировать, насколько корректно проводит администратор процедуру расчета клиентов. Возможность ошибиться или намеренно вписать не ту сумму, «повесить» не ту скидку или, наоборот, не сделать полагающуюся клиенту скидку просто исключается. Такая операция в системе попросту не пройдет.
Благодаря платформе автоматизации контроль работы администратора требует намного меньше времени, владелец или директор оценивает исключительно цифры, а значит, исключается возможность субъективного отношения к сотруднику. Руководитель может сам выбрать KPI, которые важны для конкретного бьюти-предприятия, по которым будет оцениваться эффективность работы администратора.
При желании владелец либо директор в режиме реального времени может отслеживать эти показатели по каждому сотруднику. Более того, появляется возможность контролировать отдельно эффективность сотрудника и эффективность рабочего процесса, благодаря этому руководитель видит направления в работе салона, которые требуют совершенствования, может сравнивать результаты работы разных администраторов объективно и без предвзятости и при необходимости быстро реагировать.
Работая в системе CleverBox:CRM, администратор не может провести финансовую операцию задним числом. Также не существует возможности удалить финоперацию. Это как раз тот случай, когда благодаря грамотной настройке процессов вы сможете впоследствии не переживать о том, как выявить махинации и воровство. Выполнить экспорт клиентской базы администратору также не удастся.
Ваш салон не потеряет потенциальных клиентов: входящие звонки и заявки обрабатываются непосредственно в системе. Руководитель видит, насколько эффективно работает администратор с лидами, насколько оперативно он дает обратную связь, перезванивает, отвечает.
Руководитель сам определяет, к какой информации и к каким операциям давать доступ администратору. Так, например, корректировать сумму оплаты визита в CleverBox:CRM администратор может только в четко заданных рамках. Директор решает, какие операции доступны для каких сотрудников (один из администраторов может иметь доступ, другой – нет).
Гибкие настройки системы позволяют все это легко реализовать и при необходимости изменить.
Можно настроить ограниченный доступ к информации об финансовых операциях – администратор сможет видеть финоперации только за актуальный день.
Вопросов, когда администратор начал и завершил работу, больше не возникает. Контролировать открытие и закрытие кассовой смены можно с любого устройства, необходим лишь доступ к интернету.
Буквально в несколько кликов нужно директору салона красоты, чтобы получить подробный отчет инвентаризации. Причём система визуально выделяет позиции, на которые требуется обратить внимание. Это сразу снижает вероятность, что руководитель столкнется с ситуацией непонятной недостачи или отсутствия важных позиций.
Все действия, которые выполняет администратор, логируются – это значит, что информация о них фиксируется в специальном журнале. При желании руководитель может проверить, когда и как администратор провел платеж, когда и какие правки по визиту были сделаны, когда поступила заявка, и как оперативно сотрудник перезвонил клиенту, как осуществлялся обзвон клиентов. Больше нет необходимости спорить, кто, кому и что сказал, никаких задач на словах – все задачи администратору ставятся в системе CleverBox:CRM и там же руководитель контролирует их выполнение.
Подключитесь сегодня! Полный функционал. Первые 7 дней – бесплатно.
Автоматизируйте до 70% ключевых процессов вашего предприятия, экономьте время и ресурсы, повышайте продуктивность работы салона или клиники! Присоединяйтесь к более 500 клиентам CleverBOX:CRM, которые уже используют уникальный функционал для управления бизнесом в сфере health&beauty!
